"Communicateurs efficaces"

"Communicateurs efficaces" - © Marc Bélouis

COMMUNICATION - "Communicateurs efficaces" vous aident à bien maîtriser votre communication et à être performant dans votre vie professionnelle. Cette semaine : utilisez la méthode des "discussions 66".

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Utilisez la méthode des "discussions 66"

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 "Discussion 66" est une forme de discussion mise au point
 par Don Phillips, président d'une école dans le Michigan,
 aux États-Unis.

**Son objectif**

 Aider un grand groupe à travailler vite et efficacement,
 en laissant chaque participant s'exprimer.

**Sous-groupes de 6**

 Un groupe Discussion 66 est divisé en sous-groupes
 d'un maximum de 6 personnes. Chaque sous-groupe
 a pour mission de résoudre un seul problème.

**Décision en 6 minutes**

 Le sous-groupe doit arriver à prendre une décision en,
 exactement, 6 minutes.

**Fonctionnement**

 Lorsqu'un sous-groupe a trouvé une réponse et pris sa
 décision, il l'apporte à l'animateur général qui
 centralise les réponses. Lorsqu'il reste du temps, un
 nouveau problème est confié au sous-groupe pour être
 résolu dans les mêmes conditions.


 À la fin de la réunion, les solutions trouvées
 et enregistrées par les différents groupes de travail
 sont soumises au décisionnaire. C'est lui qui prend
 la décision définitive.

 Si des questions surgissent, c'est le responsable
 du sous-groupe qui répond et devient le porte-parole.

 Ce type de réunion est parfaitement adapté
 pour résoudre de petits problèmes ou trouver
 des réponses à des questions, ce qui prend souvent
 un temps fou en réunion plénière.

 Faites un essai. Cela changera un peu des réunions
 traditionnelles !

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Comment conclure vos réunions

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 Vous avez certainement déjà assisté à une réunion
 qui traîne en longueur, qui n'arrive pas à se terminer !

 Savez-vous, lorsque vous êtes vous-même l'animateur
 d'une réunion, quand il faut l'arrêter ?

 Parfois, un groupe arrive au point où il ne peut
 plus fournir de travail constructif, où les décisions
 qui pouvaient être prises sont prises. Où il ne sert plus
 à rien de continuer à discuter en rond, il vaut bien mieux
 arrêter, même si ce n'est pas encore l'heure prévue pour
 la fin : personne ne vous en voudra d'être libéré plus
 tôt !


 Il faut conclure lorsque :

   -> il est indispensable d'avoir des apports
   de personnes qui ne sont pas présentes à la réunion ;

   -> il vous est nécessaire, pour prendre une décision,
   d'avoir plus d'informations à votre disposition ;

   -> vous avez atteint la limite du temps prévu
   pour la réunion et que le groupe est encore loin
   d'une décision ;

   -> la présence de tout le groupe n'est plus nécessaire
   parce qu'un groupe restreint peut résoudre le problème.


 À la conclusion de la réunion, l'animateur doit :

   -> toujours rappeler les décisions qui ont été prises
   ainsi que celles qui le seront plus tard ;

   -> indiquer clairement les actions à entreprendre
   par chaque participant, avant la prochaine réunion.


 En quittant la réunion, chaque participant doit savoir:

   - pourquoi il était à cette réunion ;

   - ce qui y a été accompli ;

   - ce qu'il reste à faire ;

   - qui est responsable du suivi.

 ©2008-146

Marc / Humanvibes

Publié le 13/03/2024